Begroting maken
Begroting maken. Welke opties heb ik?

Begroting maken in Excel

Het opstellen van een begroting is voor veel bedrijven en organisaties een jaarlijks terugkerende ‘oefening’. Tijdens het opstellen van een begroting worden de verwachte financiële resulten voor het komende boekjaar opgesteld. In het nieuwe boekjaar worden de behaalde resultaten periodiek vergeleken met het budget. Wanneer de begrootte resultaten niet gehaald dreigen te worden gehaald, kan er tussentijds worden ingegrepen. Tijdens een begrotingscyclus worden er meerdere iteraties van begroting opgesteld. E.g. een worst-case en best-case scenario.

Vanuit Planning & Control worden diverse templates, bijvoorbeeld voor personeelsplanning, naar de budgethouders uitgestuurd. De ingevulde bestanden worden vervolgens terug naar de Planning & Control gestuurd en zij zorgen er vervolgens voor dat de bestanden worden samengevoegd tot één bestand.

MS Excel wordt nog steeds veelvuldig gebruikt voor het opstellen van een begroting. Waarom is dat eigenlijk? Heel makkelijk gezegd; ‘In Excel kan alles’ en het is laag drempelig. Het toevoegen van nieuwe informatie en elementen gaat relatief eenvoudig. Er zijn echter ook grote nadelen met het werken van Excel.

Foutgevoelig

Een begroting maken welke in Excel wordt opgesteld bevat vaak meerdere tabbladen en binnen deze tabbladen worden vaak doormiddel van formules verwijzingen gemaakt naar andere tabbladen of zelfs naar andere Excel bestanden. Deze formules bevatten specieke verwijzingen naar een cel en/of de naam van een tabblad. Het bijvoorbeeld toevoegen van een nieuwe rij of kolom kan er voor zorgen dat een formule niet meer werkt en/of eventuele foutieve waarden toont.

Tijdrovend

Wanneer de begrotings templates ingevuld zijn, worden deze uiteindelijk door Planning & Control samengevoegd tot één begrotings file. Het samenvoegen van deze bestanden is vaak een tijdrovend proces. De tijd die dit proces in beslag neemt is men liever kwijt aan het doen van analyses.

Meerdere versies van de waarbeid

Een groot nadeel van Excel is versiebeheer. Een budgethouder kan meerdere ingevulde versies van zijn begroting template hebben opgeslagen. Kort door de bocht gezegd, zou je denken dat de file met de meest recente datum, de juiste file is. De praktijk wijst soms helaas anders uit. Daarnaast is het over en weer mailen en updaten van files voor degene die de files moet samenvoegen een nachtmerrie.

Schaalbaarheid

Wat veel gebruikers met Excel ervaren is de beheersbaarheid en schaalbaarheid. Hoe groter de omvang van een organisatie is en hoe meer mensen bij het begrotingsproces betrokken zijn, des te lastiger het wordt om hierover de controle te houden. Wat is nu de juiste versie? Is de informatie up-to-date?

Lastig om de voortgang bij te houden

Hoe groter de omvang van de organisatie en hoe meer mensen betrokken zijn bij het opstellen van een begroting, des te lastiger het voor finance wordt om de voortgang van een begroting proces te monitoren.

Begroting maken in Excel is achterhaald

Vandaag de dag zijn er diverse softwareleveranciers die zowel on-premise als cloud oplossingen aanbieden waarmee organisaties in staat worden gesteld om sneller en efficiënter een begroting op te kunnen stellen. Het toepassen van een on-premise of cloud applicatiebiedt diverse voordelen.

Eén van de grootste voordelen van een software applicatie ten opzichte van Excel, is dat iedere gebruiker in één versie van de waarheid aan het werk is. Gebruikers hebben binnen de applicatie toegang tot 1 budget versie. Op deze manier beschikken alle betrokkenen altijd over de laatste stand van zaken en elimineer je de overdaad aan (persoonlijke) bestanden.

Daarnaast zijn de meeste applicaties voorzien van een process manager/workflow module. Vanuit deze module kan Planning & Control taken opzetten en deze taken vervolgens toewijzen aan de juiste personen. Planning & Control kan via de process manager snel en gemakkelijk inzien wat de actuele voortgang. Bijvoorbeeld: welke taken zijn er afgerond en welke taken lopen over datum.

Heeft een budgethouder zijn of haar cijfers voor een begroting ingediend en dienen er nadien nog eventuele wijzigingen worden doorgevoerd? Dan kan de goedkeurder doormiddel van een notitie aan de gebruiker, hij of zij hierop attenderen. Doordat iedereen in één versie aan het werk is, voorkomt men een heen en weer gemail van Excel bestanden.

Een ander nadeel van Excel is dat het lastig is om wijzigingen van gebruikers, bijvoorbeeld een waarde aanpassing op een grootboekrekening, inzichtelijk te krijgen. Moderne begrotings applicaties zijn voorzien van een Audit Trail functie. Doormiddel van deze audit trail functie kunnen wijzigingen door eindgebruikers inzichtelijk worden gemaakt. Op deze manier ga je de discussie ‘dit is niet mijn cijfer’ uit de weg en hierdoor is de bron van een aanpassing altijd te traceren.

Financial planning oplossingen hebben tegenwoordig de mogelijkheid om met één of meerdere bronsystemen rechtstreeks te koppelen. Met een druk op de knop wordt vervolgens de juiste informatie, bijvoorbeeld year-to-date actuals, in het juiste formaat in de tool geladen, zodat de buidgethouders deze historische informatie als basis kunnen gebruiken voor het opstellen van een nieuwe begroting en het doen van vergelijk doormiddel van rapportages.

Het samenvoegen/consolideren van excel files is een tijdrovend proces. Een financial planning applicatie neemt dit stuk uit handen. Wanneer eindgebruikers een begroting in deze tool gaan opstellen, dan consolideert de tool automatisch de data van alle niveau’s van een hiërarchie en ziet men altijd de meeste actuele informatie.

Conclusie

Het opstellen van een begroting in Excel heeft voor organisaties een aantal voordelen. Het is makkelijk in gebruik, het is een tool die in-house aanwezig is en het is laagdrempelig. Er zijn echter ook veel nadelen om voor organisaties door te gaan met een Excel begroting. Het kost veel tijd, data-flows zijn lastig in te zien en het is lastig te beheersen.
Er zijn tegenwoordig diverse software tools beschikbaar waarmee organisaties sneller en beter in staat zijn om een begroting te maken. De tijd die men bespaart, houd men meer tijd over voor het doen van analyses in plaats van het samenstellen van een financeel plan.

Planalyse begroting maken 800