Forecasting excel
Hoe maak ik een begroting? Welke opties heb ik?

Forecasting Excel

Veel bedrijven en organisaties maken voor het opzetten van een budget of forecast (forecasting excel) gebruik van Microsoft Excel. De flexibiliteit, lage kosten en het gebruiksgemak die Excel biedt, maakt het voor organisaties aantrekkelijk om met deze tool te werken voor het opstellen van een financieel plan.

Vanuit Finance of FP&A worden er diverse templates, bijvoorbeeld voor een maandelijkse forecast (forecasting excel) naar de budgethouders uitgestuurd, zodat zij deze templates met de verwachte/bijgestelde omzet en kosten kunnen invullen. De ingevulde bestanden worden vervolgens terug naar de FP&A afdeling gestuurd en zij zorgen er vervolgens voor date de files worden samengevoegd tot één algemene forecast file.

Zoals eerder al is omschreven wordt Excel nog door veel bedrijven en organisaties gebruikt. Waarom is dat eigenlijk? Heel makkelijk gezegd; ‘In Excel kan alles’ en het is laag drempelig. Het toevoegen van nieuwe informatie en elementen gaat relatief eenvoudig. Er zijn echter ook grote nadelen met het werken van Excel.

Foutgevoelig

Een Excel forecast bestand (forecasting excel) bevat vaak veel tabbladen en binnen deze tabbladen worden vaak doormiddel van formules verwijzingen gemaakt naar andere tabbladen of zelfs naar andere Excel bestanden. Deze formules bevatten specieke verwijzingen naar een cel en/of de naam van een tabblad. Het bijvoorbeeld toevoegen van een nieuwe rij of kolom kan er voor zorgen dat een formule niet meer werkt.

Tijdrovend

Een ander proces wat veel tijd in beslag neemt, is het verzamelen van alle benodige data voordat de forecast templates (forecasting excel) worden uitgestuurd. Deze informatie dient eerst vanuit de diverse bronsystemen geëxporteerd te worden. De geëxporteerde informatie dient vervolgens in het juiste formaat gegoten te worden, voordat de templates naar de betrokken personen worden verstuurd.

Wanneer de forecast templates ingevuld zijn, worden uiteindelijk door een FP&A afdeling samengevoegd tot één forecast file of (forecasting excel). Het samenvoegen van deze bestanden is vaak een tijdrovend proces. De tijd die dit proces in beslag neemt is men liever kwijt aan het doen van analyses.

Meerdere versies van de waarbeid

Een ander groot nadeel van (forecasting excel) is versiebeheer. Een budgethouder kan meerdere ingevulde versies van zijn forecast template hebben opgeslagen. Kort de bocht gezegd, zou je denken dat de file met de meest recente datum, de juiste file is. De praktijk wijst soms helaas anders uit. Daarnaast is het over en weer mailen en updaten van files voor degene die de files moet samenvoegen een nachtmerrie.

Schaalbaarheid

Wat veel gebruikers met Excel ervaren is de beheersbaarheid en schaalbaarheid. Hoe groter de omvang van een organisaties is en hoe meer mensen bij een forecast proces betrokken zijn, des te lastiger het wordt om hierover de controle te houden.  Wat is nu de juiste versie? Is de informatie up-to-date?

Slechte samenwerking

De meeste betrokkenen werken met een eigen versie van een forecast template of (forecasting excel). Het nadeel hieraan is dat het niet ten goede komt van de samenwerking.

Lastig om de voortgang bij te houden

Hoe groter de omvang van de organisatie en hoe meer mensen betrokken zijn bij het opstellen van een forecast, des te lastiger het voor finance wordt om de voortgang van een forecast proces te monitoren.

Excel is achterhaald

Tegenwoordig zijn er diverse software leveranciers die on-premise en cloud oplossingen aanbieden waarmee organisaties een budget en een forecast kunnen maken. Een software oplossing gebruiken heeft meerdere voordelen.

Eén van de grootste voordelen van een software oplossing ten opzichte van Excel, is dat iedereen in één versie van de waarheid aan het werk is. De admin gebruiker van het software pakket geeft de eindgebruikers specifiek toegang tot één versie (vb. Forecast 2018/07) waarin zij werken. Op deze manier beschikken alle betrokkenen altijd over de laatste stand van zaken en elimineer je de overdaad aan (persoonlijke) bestanden.

Daarnaast zijn de betere oplossingen tevens voorzien van een process manager module. Vanuit deze module kan finance taken opzetten en deze taken vervolgens toewijzen aan de juiste personen. FP&A kan via de process manager snel en gemakkelijk inzien wat de actuele status is van een nieuwe forecast ronde. Bijvoorbeeld: welke taken zijn er afgerond en welke taken lopen over datum.

Heeft een budgethouder zijn of haar cijfers voor een forecast ingediend en dienen er nadien nog eventuele wijzigingen worden doorgevoerd? Dan kan de goedkeurder doormiddel van een notitie aan de gebruiker hij of zij erop attenderen. Doordat iedereen in één versie aan het werk is, voorkomt men een heen en weer gemail van Excel bestanden.

Een ander nadeel van Excel is dat het lastig is om wijzigingen van gebruikers, bijvoorbeeld een waarde aanpassing op een grootboekrekening, inzichtelijk te krijgen. Moderne Forecast applicaties zijn voorzien van een Audit Trail functie. Doormiddel van deze audit trail functie kunnen wijzigingen door eindgebruikers gemakkelijk worden getoond. Op deze manier ga je de discussie ‘dit is niet mijn cijfer’ uit de weg en hierdoor is de bron van een aanpassing altijd inzichtelijk.

Financial planning oplossingen hebben tegenwoordig de mogelijkheid om één of meerdere bronsystemen rechtstreeks te koppelen. Met een druk op de knop wordt vervolgens de juiste informatie, bijvoorbeeld year-to-date actuals, in het juiste formaat in de tool te laden, zodat de buidgethouders deze historische informatie als basis kunnen gebruiken voor het opstellen van een nieuwe forecast.

Het samenvoegen/consolideren van excel files is een tijdrovend proces. Een software oplossing neemt dit uit handen. Wanneer eindgebruikers een forecast in deze tool gaan opstellen, dan consolideert de tool automatisch de data van alle niveau’s van een hiërarchie. Rekeninghoudend met bijvoorbeeld wisselkoersconversie en intercompany eliminaties.

Conclusie

Het opstellen van een (forecasting excel) heeft voor organisaties een aantal voordelen. Het is makkelijk in gebruik, het is een tool die in-house aanwezig is en het is laagdrempelig. Er zijn echter ook veel nadelen om voor organisaties door te gaan met een Excel forecast. Het kost veel tijd, data-flows zijn lastig in te zien en het is lastig te beheersen.

Er zijn tegenwoordig diverse software tools beschikbaar waarmee organisaties sneller en beter in staat zijn om een nieuwe budget en forecast te maken. De tijd die men bespaart, houd men meer tijd over voor het doen van analyses in plaats van het samenstellen van een financeel plan.

Planalyse forecasting excel 800
Heeft uw vragen over forecasting software?